Welke rollen binnen de discipline data governance zijn nodig om grip te krijgen op data – en wie is waarvoor verantwoordelijk? Het is een vraag die in vrijwel elke organisatie opkomt zodra data management serieus wordt genomen.
In het kort
- Data management werkt alleen als rollen en verantwoordelijkheden expliciet zijn belegd - niet bij IT als vanzelfsprekend, maar bewust gepositioneerd in de businessorganisatie.
- De eindverantwoordelijkheid voor data management als bedrijfsfunctie ligt bij een CDO of vergelijkbare rol, met voldoende mandaat en een directe lijn naar de top.
- Data-eigenaren zijn businessrollen: zij zijn inhoudelijk verantwoordelijk voor een gegevensgebied en bepalen de betekenis en kwaliteitseisen van data.
- Data stewards voeren de dagelijkse data management-taken uit en zijn het werkende geheugen van de organisatie op het gebied van data.
- Niet elke organisatie heeft alle rollen nodig op dag één - de juiste mix hangt af van strategie, omvang en volwassenheid.
Waarom rollen zo belangrijk zijn
Data management is het brede vakgebied dat alle activiteiten omvat rondom het beheren van data als bedrijfsmiddel. Deltiq onderkent negen disciplines – van data-architectuur en datakwaliteit tot metadata management en data security. Elke discipline kent zijn eigen vraagstukken, aanpakken en specialisten.
Een van die negen disciplines neemt een bijzondere positie in: data governance. Waar de andere disciplines gaan over het uitvoeren van specifieke data management-activiteiten, gaat data governance over de besturing van het geheel. Data governance regelt wie waarvoor verantwoordelijk is, hoe beslissingen worden genomen over data, hoe beleid wordt opgesteld en gehandhaafd, en hoe de samenwerking tussen alle betrokkenen is georganiseerd.
Zonder data governance ontbreekt het integrerende fundament waarop de andere disciplines steunen. Er is dan wel techniek en expertise aanwezig, maar geen heldere verantwoordelijkheden, geen gedeelde spelregels en geen mechanisme om data-gerelateerde problemen structureel integraal op te lossen. Data governance is daarmee niet zomaar een van de negen disciplines, maar de discipline die de samenhang tussen alle andere mogelijk maakt.
In dit artikel beschrijven we de rollen die de data governance-discipline tot leven brengen. Op basis van onze ervaring bij tientallen organisaties – publiek en privaat – hanteert Deltiq het volgende referentiekader. Het is mede gebaseerd op de uitwerking zoals door ons ontwikkeld binnen het Ministerie van Justitie en Veiligheid (JenV).
Data management is, net als Finance of HR, een bedrijfsfunctie. En net als bij die functies geldt: als niemand expliciet verantwoordelijk is, wordt de verantwoordelijkheid als vanzelf bij niemand belegd. Het gevolg is dat data-gerelateerde problemen blijven bestaan, definities per afdeling verschillen en beslissingen over datagebruik ad hoc worden genomen.
Heldere rollen maken duidelijk wie waarvoor aan de lat staat. Ze zijn de kern van een werkende data governance-structuur en een voorwaarde om data als bedrijfsmiddel te kunnen managen.
De rollen binnen data governance
Hieronder beschrijven we de rollen die samen de data governance-structuur vormen. Ze zijn ingedeeld in rollen die thuishoren in het CDO Office (centrale sturing en ondersteuning) en rollen die verspreid door de organisatie worden belegd.
De Chief Data Officer (CDO): eindverantwoordelijke voor data management
De Chief Data Officer (CDO) is verantwoordelijk voor de vertaling van de datastrategie naar de data management-strategie, het databeleid en de inrichting van de data governance-organisatie. De CDO zorgt ervoor dat er beleid is, dat rollen zijn belegd, dat er wordt gestuurd op datakwaliteit en dat de data management-inspanningen aansluiten bij de strategische doelen van de organisatie.
De analogie met HR helpt hier: net zoals een HR-directeur eindverantwoordelijk is voor het personeelsbeleid zonder zelf alle functioneringsgesprekken te voeren, is de CDO verantwoordelijk voor het ‘hoe’ van data management – zonder zelf alle data te beheren. Sturing en uitvoering zijn twee verschillende dingen.
In de praktijk kan het CDO Office klein zijn (in sommige organisaties is het zelfs een persoon) of omvangrijker, met meerdere specialisten. Welke omvang passend is, hangt af van de datastrategie, de data management-ambitie en de omvang van de organisatie.
Het hoofd CDO Office: operationele aansturing van het CDO Office
In grotere organisaties waar de CDO primair extern opereert – gericht op strategie, bestuurlijk draagvlak en – binnen de overheid – samenwerking met ketenpartners – is het hoofd CDO Office verantwoordelijk voor de dagelijkse coördinatie en aansturing van het CDO Office zelf. Het hoofd CDO Office zorgt dat de interne werkprocessen lopen, de juiste prioriteiten worden gesteld en de verschillende rollen binnen het CDO Office effectief samenwerken.
In kleinere organisaties of in een beginstadium van data governance is deze rol vaak gecombineerd met die van de CDO of de adviseur data management.
De adviseur data management: ondersteuning vanuit het CDO Office
De adviseur data management is verantwoordelijk voor de beleidsmatige en adviserende ondersteuning van het CDO Office en de rest van de organisatie. Concreet gaat het om het ontwikkelen en onderhouden van databeleid en -standaarden, het adviseren van data-eigenaren en data stewards bij vraagstukken rond datakwaliteit en gegevensbeheer, het bewaken van de impact van data-relevante wet- en regelgeving en het verzorgen van trainingen en bewustwordingssessies.
In grotere organisaties kunnen deze taken over meerdere mensen verdeeld zijn; in kleinere organisaties worden ze vaak door een persoon gecombineerd. De rol is tweedelijns van aard: niet zelf de data beheren, maar zorgen dat anderen het goed doen.
De data-eigenaar: business-eigenaarschap van data
De data-eigenaar is een leidinggevende uit de business die eindverantwoordelijk is voor de kwaliteit, betekenis en beschikbaarheid van data binnen een afgebakend gegevensgebied. Sommige organisaties geven de voorkeur aan de term data-verantwoordelijke om daarmee de kern van deze rol te benadrukken. Denk aan een manager die verantwoordelijk is voor klantgegevens, een directeur die eigenaarschap heeft over financiële data of een afdelingshoofd dat aanspreekbaar is op de kwaliteit van projectgegevens.
Het gaat nadrukkelijk om een rol, niet om een aparte functie. De data-eigenaar heeft de beslissingsbevoegdheid om verbeteracties af te dwingen, definities vast te stellen en kwaliteitsnormen te bepalen. Uitvoering kan worden gedelegeerd aan de data manager of data steward – de eindverantwoordelijkheid niet.
Een organisatie van enige omvang kent doorgaans 10 tot 20 gegevensgebieden. Voor elk gebied wordt een data-eigenaar benoemd die overigens eigenaar van meerdere gebieden kan zijn.
De data manager: dagelijkse regie over een gegevensgebied
De data manager is verantwoordelijk voor de dagelijkse uitvoering en bewaking van de data management-functie binnen een gegevensgebied, namens de data-eigenaar. De data manager is het operationele aanspreekpunt voor alles wat met de kwaliteit en het gebruik van data binnen dat gebied te maken heeft.
Concreet betekent dit: het monitoren van datakwaliteit op basis van afgesproken normen, het signaleren van afwijkingen, het coördineren van verbetermaatregelen en het adviseren van datagebruikers over correct gebruik en interpretatie. Afhankelijk van de omvang van een gegevensgebied kan een data-eigenaar meerdere data managers aansturen, elk verantwoordelijk voor een deelgebied.
De data steward: inhoudelijk beheer op de werkvloer
De data steward is verantwoordelijk voor het inhoudelijke beheer van gegevens binnen een specifiek domein of afdeling, en is het eerste aanspreekpunt voor vragen over datakwaliteit en gegevensdeling binnen dat gegevensgebied. De rol wordt vaak belegd bij iemand met diepgaande kennis van het betreffende domein.
Concreet gaat het om het opstellen en onderhouden van definities, het beoordelen van datakwaliteits-issues, het signaleren van afwijkingen en het bijdragen aan verbetermaatregelen. Hoewel de rol operationeel van aard is, vraagt het ook inhoudelijk inzicht: een data steward begrijpt zowel de bedrijfsprocessen als de betekenis van de data die daarin gegenereerd wordt.
In grotere organisaties zijn meerdere data stewards actief, verdeeld over verschillende domeinen of afdelingen.
Niet elke organisatie heeft alle rollen nodig
Een veelgemaakte fout is het klakkeloos kopiëren van een rollenmodel zonder na te denken over wat de organisatie daadwerkelijk nodig heeft. Welke rollen nodig zijn, hangt af van de datastrategie, de schaal van de organisatie en de volwassenheid van de bestaande data governance-functie.
Een goed startpunt is altijd: begin met inventariseren wie in de organisatie nu al feitelijk data management-werkzaamheden uitvoert – en maak die rollen expliciet. Vaak blijkt dat er meer kennis en betrokkenheid aanwezig is dan verwacht. Het formaliseren van die rollen is dan een stap die mensen herkent en beloont, in plaats van een bureaucratische exercitie die weerstand oproept.
De data architect: structuur en samenhang
De data architect is verantwoordelijk voor het ontwerpen en bewaken van de gegevensarchitectuur: het raamwerk dat bepaalt hoe data gestructureerd is, hoe gegevensgebieden zich tot elkaar verhouden en welke standaarden gelden voor modellering en semantiek. Dat omvat de indeling van het datalandschap in gegevensgebieden, de definitie van technische en semantische standaarden en de aansluiting van de data-architectuur op de bredere digitale strategie.
De data architect werkt nauw samen met IT-architecten, maar heeft – en dat is wezenlijk – primair een inhoudelijke focus op data. De beste positionering is dan ook onder directe aansturing van de CDO, zodat de architectuur aansluit op de datastrategie en niet louter op technische overwegingen.
De datakwaliteitsmanager: bewaking en verbetering
De datakwaliteitsmanager is verantwoordelijk voor het organisatiebrede bewaken en verbeteren van datakwaliteit. Waar de data steward kwaliteitsissues signaleert vanuit een specifiek domein, heeft de datakwaliteitsmanager een breder perspectief: hij of zij analyseert trends, doet oorzaakanalyses, rapporteert aan de CDO en betrokken data-eigenaren, en draagt verbeterinitiatieven aan die structureel iets oplossen.
Deze rol is bijzonder relevant voor organisaties waar datakwaliteit een centrale uitdaging is – denk aan organisaties die data gebruiken voor toezicht, beleidsvorming of uitvoering van wettelijke taken.
De GLO manager: regie over gegevensdeling
De GLO manager is verantwoordelijk voor het beheren en coördineren van afspraken over gegevensdeling met interne en externe partijen. GLO staat voor GegevensLeveringsOvereenkomst – de formele afspraak waarin wordt vastgelegd wat wordt gedeeld, met wie, op welke grondslag en onder welke voorwaarden. De GLO manager zorgt dat bestaande gegevensdelingen zijn vastgelegd, bewaakt de naleving daarvan en stelt nieuwe overeenkomsten op wanneer er nieuwe gegevensdelingen ontstaan.
De GLO manager werkt nauw samen met de data-eigenaar, de data manager en de data steward, en heeft ook raakvlakken met privacy en informatiebeveiliging.
De GLO manager is minder bekend dan rollen als de CDO of de data steward, maar in omgevingen waar gegevensdeling frequent en complex is en zeker binnen de (semi)overheid, is het een onmisbare schakel. Zonder regie op gegevensdeling ontstaan er snel ongecontroleerde data-uitwisselingen die juridische en operationele risico’s met zich meebrengen.
De beheerder data-administratie: het geheugen van data management
Een data-administratie of data catalogus – binnen de overheid ook wel gegevensboekhouding genoemd – is het centrale systeem waarin een organisatie bijhoudt welke data er is, wat die data betekent, waar die vandaan komt, hoe die wordt gebruikt en aan welke kwaliteitseisen die moet voldoen. De data-administratie is het primaire werkinstrument van het CDO Office – vergelijkbaar met de HR-administratie die onder verantwoordelijkheid van de HR-directeur valt. Het is geen IT-systeem dat door de afdeling ICT wordt beheerd, maar een inhoudelijk instrument dat eigendom is van de datafunctie en vanuit die functie wordt aangestuurd. Zie ook: de jaarlijkse data-administratie controle.
De beheerder van de data-administratie is verantwoordelijk voor het actueel, volledig en betrouwbaar houden van dit instrument. Dat omvat het vastleggen en periodiek actualiseren van gegevens, het beheren van definities, standaarden en normen, en het signaleren van afwijkingen en kwaliteitsproblemen. Het gaat nadrukkelijk om een functionele rol: de beheerder bewaakt de inhoud en de kwaliteit van wat er in de administratie staat, niet de technische werking van het onderliggende systeem. Die technische verantwoordelijkheid ligt elders.
De rol is operationeel van aard, maar wel cruciaal: een data-administratie die niet wordt onderhouden verliest snel zijn waarde. Het is de infrastructuur waarop andere data management-activiteiten steunen – van het toekennen van data-eigenaarschap tot het bewaken van datakwaliteit.
De datamodelleur: de taal van data
De datamodelleur is verantwoordelijk voor het vertalen van inhoudelijke informatiebehoefte naar formele datamodellen: conceptueel, logisch en fysiek. Daarmee legt de datamodelleur de verbinding tussen de betekenis van data (semantiek) en de technische implementatie ervan in systemen. Een goed datamodel is een randvoorwaarde voor consistente datadefinities, hergebruik van data en een betrouwbare data-architectuur.
Het samenspel: van strategie tot uitvoering
Rollen zijn zinloos zonder samenhang. De rollen binnen data governance vormen samen een systeem: de CDO stelt de kaders en bewaakt de richting, het hoofd CDO Office zorgt voor de operationele aansturing van het CDO Office, de data-eigenaar heeft de eindverantwoordelijkheid voor zijn gegevensgebied, de data manager borgt de dagelijkse uitvoering, de data steward zorgt voor het inhoudelijke beheer, de data architect bewaakt de structuur en consistentie, de GLO manager houdt grip op gegevensdeling en de beheerder data-administratie zorgt dat het overzicht actueel blijft.
Dat systeem kent ook formele overlegstructuren. Op strategisch niveau beslist een Data Governance Council – met CDO, data-eigenaren en andere C-level functionarissen – over beleid en prioriteiten. Op tactisch niveau werkt een Data Governance Working Group aan het ontwikkelen en onderhouden van beleid en definities. Op operationeel niveau houden data steward-communities de dagelijkse uitvoering op gang. In al deze gremia worden ook de verantwoordelijken voor aangrenzende disciplines betrokken – zoals de Functionaris Gegevensbescherming, de CISO en de CIO. Data staat niet op zichzelf: privacy, informatiebeveiliging en informatievoorziening raken allemaal aan dezelfde data. Uiteindelijk is het een gedeelde verantwoordelijkheid om data op orde te krijgen en te houden.
De namen van deze gremia verschillen per organisatie. De ene organisatie spreekt van een Data Governance Board, de andere van een Data-comité of een Informatieraad. Dat is niet het punt. Wat telt is dat op elk van de drie niveaus – strategisch, tactisch en operationeel – een structuur bestaat waarin de juiste mensen samenkomen, besluiten nemen en elkaar informeren. Zonder die structuur blijven rollen papieren afspraken. Met die structuur worden ze het mechanisme waarmee een organisatie daadwerkelijk grip krijgt op haar data.
Van rollen naar organisatie: een volgende stap
Dit artikel beschrijft de rollen binnen data governance – maar nog niet hoe die rollen in een organisatie worden gepositioneerd. Want wie rapporteert aan wie? Waar horen data stewards thuis: centraal in het CDO Office of decentraal in de business? Welke taken en verantwoordelijkheden worden organisatiebreed belegd en welke per domein? En hoe verhouden centrale sturing en decentrale uitvoering zich tot elkaar?
Dat zijn vragen over organisatie-inrichting, en ze verdienen een eigen behandeling. De keuzes die je daar maakt – over operating models, hiërarchische verhoudingen en de positionering van de CDO – zijn minstens zo bepalend voor het succes van data governance als de rollen zelf.
Veelgestelde vragen data governance rollen
Een data manager is verantwoordelijk voor de dagelijkse regie over een gegevensgebied en werkt namens de data-eigenaar. Een data steward zit inhoudelijk dichter op de data en is het eerste aanspreekpunt voor datakwaliteitsvragen binnen een specifiek domein of afdeling. De data manager heeft een coördinerende en bewakende rol; de data steward een meer uitvoerende, vakinhoudelijke rol.
Data management is het brede vakgebied met negen disciplines dat alle activiteiten omvat rondom het beheren van data als bedrijfsmiddel. Data governance is een van die disciplines en richt zich specifiek op de besturing: wie is waarvoor verantwoordelijk, hoe worden beslissingen genomen, hoe wordt beleid voor data opgesteld en hoe wordt naleving daarvan geborgd. Data governance voegt de integrerende sturing toe die ervoor zorgt dat de negen disciplines niet als losstaande silo’s opereren, maar als samenhangend geheel.
De eindverantwoordelijkheid voor datakwaliteit ligt bij de data-eigenaar van het betreffende gegevensgebied. De dagelijkse bewaking is een taak van de data manager en de data steward. De datakwaliteitsmanager heeft een organisatiebrede rol: hij of zij analyseert trends, doet oorzaakanalyses en initieert verbetertrajecten die meerdere gegevensgebieden raken.
De CDO is eindverantwoordelijk voor de datastrategie, het databeleid en de inrichting van de data governance-organisatie. De CDO zorgt dat rollen zijn belegd, beleid is vastgesteld en data management aansluit op de strategische doelen van de organisatie. De CDO beheert niet zelf de data, maar is verantwoordelijk voor de wijze waarop data gemanaged wordt.
Niet elke organisatie heeft een fulltime CDO nodig, maar elke organisatie heeft iemand nodig die de eindverantwoordelijkheid draagt voor data management als geheel. In kleinere organisaties kan die rol worden gecombineerd met andere taken. Wat niet onderhandelbaar is, is de positionering: de eindverantwoordelijke voor data management moet voldoende mandaat en budget hebben om daadwerkelijk het verschil te kunnen maken. Een CDO die hiërarchisch rapporteert aan de CIO mist per definitie de onafhankelijkheid die nodig is om data management organisatiebreed te kunnen aansturen.
Een data-eigenaar is een leidinggevende uit de business die eindverantwoordelijk is voor de kwaliteit, betekenis en beschikbaarheid van data binnen een afgebakend gegevensgebied. Het is een rol, geen aparte functie. De data-eigenaar – ook wel data-verantwoordelijke genoemd- heeft de bevoegdheid om verbeteracties af te dwingen en definities vast te stellen. Uitvoering kan worden gedelegeerd – de eindverantwoordelijkheid niet.
Klaar om grip te krijgen op je data?
Wil je weten hoe data governance-rollen in jouw organisatie het best kunnen worden ingericht? Deltiq helpt bij het opzetten van een effectieve data management-organisatie – van rollenmodel tot governance-structuur – en kan deze rollen waar nodig ook op interim-basis invullen. Wil je eerst de kennis intern opbouwen, dan biedt onze CDO Masterclass een stevige basis: een zesdaagse opleiding voor iedereen die een leidende rol vervult in data management. Neem contact op om te bespreken wat voor jouw organisatie het beste past.
