Gegevensboekhouding voor Justitie en Veiligheid
Waarom JenV een Gegevensboekhouding nodig had
Met de Gegevensboekhouding kan het Ministerie van Justitie en Veiligheid data net zo systematisch beheren als geld. Daardoor zie je welke gegevens er zijn en hoe ze worden gebruikt. Ook is duidelijk onder welke wettelijke grondslag ze worden vastgelegd en gedeeld.
Binnen het programma Open op Orde werkte het Ministerie van Justitie en Veiligheid (JenV) aan structurele verbeteringen van de informatiehuishouding. Daarbij is de kern van dit programma dat een goed functionerende overheid begint bij volledige, betrouwbare en transparante informatievoorziening. Tegelijkertijd is de uitdaging groot: hoe kan JenV met beperkt budget duurzaam data management invoeren bij al haar uitvoeringsorganisaties? Van Politie tot COA, het OM en vele andere.
JenV vroeg Deltiq om de programmamanagersrol voor Data Management binnen Open op Orde in te vullen. Vanuit die rol hebben wij het initiatief genomen om een Gegevensboekhouding te ontwikkelen.
Een data-administratie die niet alleen bijdraagt aan betere datakwaliteit, maar ook inzichtelijk maakt met wie gegevens worden gedeeld en op basis van welke wettelijke grondslag.
Deze aanpak bood JenV een concreet instrument. Het maakte de ambities van Open op Orde tastbaar en de oplossing is breed inzetbaar binnen JenV.
Wat is een Gegevensboekhouding?
De Gegevensboekhouding – ook wel data-administratie of data-catalogus – laat zien welke data er zijn, hoe ze worden gebruikt en onder welke wettelijke grondslag ze worden gedeeld. Ook worden hierin vastgelegd: de verantwoordelijke eigenaar, gegevenskwaliteit, generieke metadata en met welke interne en externe partijen gegevens worden gedeeld. Zo ontstaat één samenhangend en actueel overzicht van de te managen data.
De parallel met de financiële boekhouding is bewust gekozen. Iedereen begrijpt waarom we geld administreren: er zijn internationale standaarden, controlemechanismen en verantwoordingsregels. De Gegevensboekhouding vult precies hetzelfde gat voor gegevens.
De kern is helder: als overheid moet je volledig transparant kunnen zijn over welke gegevens je hebt, wat ze betekenen, met wie je ze deelt en op welke wettelijke grondslag. Alleen dan kun je ook vragen om vertrouwen van burgers.
Onze aanpak: van visie naar werkende data-administratie
Deltiq koos voor een pragmatische aanpak – geen abstracte beleidsvoorstellen. Na een marktanalyse in 2023 bleek er geen integrale oplossing beschikbaar die het gehele spectrum van gegevensverantwoording ondersteunt. Daarom bouwde het team zelf een Gegevensboekhouding: concreet werkende functionaliteit als de beste manier om de toegevoegde waarde van dit voor velen nieuwe begrip aan te tonen.
De ontwikkeling verliep iteratief en in co-creatie met meerdere JenV-organisaties, op basis van concrete use-cases. Elke iteratie had als doel een herkenbaar probleem in het gegevensbeheer aan te pakken. De aanpak was bewust gebruikersgericht: beginnen met een gedeeld begrip van wat een Gegevensboekhouding kan zijn.
De Gegevensboekhouding is gebouwd op open standaarden – MIM (Metamodel voor Informatiemodellering), NL-SBB en DCAT – zodat aansluiting op andere registers en ketens mogelijk is.
Concrete use-cases per organisatie
Bij het Nederlands Forensisch Instituut (NFI) is gestart met een typeringsadministratie: een overzicht van meta-gegevens van gegevens die in het gegevenslandschap aanwezig zijn, inclusief betekenis, vertrouwelijkheidsclassificaties en eigenaarschap. Aangevuld met een gegevenscatalogus kunnen medewerkers en andere uitvoeringsinstanties gegevens beter vinden, begrijpen en aanvragen via een online bestelproces.
Bij Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI) en het DataLab van JenV is gewerkt aan het digitaliseren van het GegevensLeveringsProtocol (GLP) en de GegevensLeveringsSpecificatie (GLS) – instrumenten om afspraken vast te leggen over hoe en onder welke grondslagen gegevens tussen organisaties worden gedeeld. Via de Gegevensboekhouding ontstaat een centrale administratie van gemaakte afspraken, inclusief monitoring: je ziet in één oogopslag welke afspraken nog lopen, dreigen te verlopen of verlopen zijn.
Bij het Wetenschappelijk Onderzoeks- en Datacentrum (WODC) is onderzocht hoe het volledige proces rond het opstarten van een onderzoek – inclusief de bijbehorende gegevensverwerkingen – vanuit de Gegevensboekhouding ondersteund kan worden. Een analyse van bestaande formulieren (GLP, GLS, DPIA, Pre-scan DPIA en Quick Scan IB) wees uit dat er tot 80% inhoudelijke overlap bestaat in de informatie die elk formulier vraagt. Door eenmalige vastlegging en meervoudig gebruik wordt die dubbele administratie voor gebruikers voorkomen.
De Gegevensboekhouding van JenV ondersteunt het consistent en integraal beheren van gegevens. Deze innovatie pakt een complex vraagstuk aan. De impact op informatiehuishouding en het potentieel bij een grootschalige implementatie zijn enorm groot.
Implementatie en begeleiding
In nauwe samenwerking met het CDO Office van JenV werd de oplossing verankerd in de bredere gegevensstrategie en governance. Dankzij onze jarenlange ervaring in data management konden we snel een eerste bèta-release uitbrengen.
De Gegevensboekhouding is inmiddels uitgerold bij meerdere JenV-organisaties, waaronder het NFI, DJI, het WODC, de Screeningsautoriteit (Justis), het Centraal Justitieel Incassobureau (CJIB), Dienst Terugkeer & Vertrek (DT&V) en het Openbaar Ministerie (OM). Deze organisaties werken met de Gegevensboekhouding op basis van echte productiegegevens, geïntegreerd in hun interne processen.
Een bijzonder voorbeeld is JusticeLink – een samenwerkingsverband tussen het WODC en het NFI, gericht op een toekomstbestendige data-analyseomgeving voor wetenschappelijk onderzoek binnen het JenV-domein. De Gegevensboekhouding is als centrale component opgenomen in de infrastructuur van JusticeLink en succesvol gekoppeld aan andere applicaties. Dit bevestigt niet alleen dat de oplossing werkt, maar ook dat ze schaalbaar is naar andere domeinen.
Inmiddels tonen ook organisaties buiten JenV interesse: andere ministeries en gemeenten verkennen de toepassingsmogelijkheden.
Resultaat: transparantie en grip op gegevens
Open op Orde leverde de eerste versie op en droeg die over aan het CDO Office van JenV voor doorontwikkeling en implementatie. De oplossing behoort inmiddels tot de drie finalisten van de Beste Overheidsinnovatie van het Jaar 2025. Lees de officiële aankondiging: Bekendmaking finalisten Beste Overheidsinnovatie 2025
De Gegevensboekhouding is een doorbraak in overheidsdata management en vormt een basis voor gegevenskwaliteit en transparantie. Daarmee beheert JenV gegevens net zo systematisch als geld – en dat versterkt openheid, efficiëntie en innovatie in de publieke sector.
Ook grip op je data?
Wilt je ook een transparante en betrouwbare basis leggen voor het managen van je data?
Neem dan contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek over hoe we hierbij kunnen helpen.
