“HR doet ook niet alle P-gesprekken”
Deze analogie gebruik ik vaak om uit te leggen dat de verantwoordelijkheid voor data management niet kan worden afgeschoven naar een centrale stafafdeling maar voor een groot deel in de lijn ligt.
In onze visie is data management een bedrijfsfunctie, net als Finance of HR. Daar hoort dan een zelfde manier van organiseren bij.
Dat begint met het onderscheid tussen sturing en uitvoering (zoals John Ladley het zegt: “do not confuse the management of data with ensuring data is managed.”)
Sturing impliceert zaken als het opstellen van beleid, bepalen wie waarvoor verantwoordelijk is, welke activiteiten waar plaats vinden en inrichten van besluitvorming. Voor HR zijn dit soort activiteiten typisch gecentraliseerd onder eindverantwoordelijkheid van een directeur HR. Sturing komt tot uiting in een functiebouwwerk, HR-charter, beloningsmodel, etc. Maar ook bijvoorbeeld door de toekenning van taken en verantwoordelijkheden aan lijnmanagers.
Het is logisch én geaccepteerd dat deze sturing organisatiebreed wordt gedaan. Geen enkele lijnmanager mag zelf het beloningsbeleid bepalen, functies bedenken of de arbeidsvoorwaarden aanpassen. Voor data is dat diametraal anders. Er is vaak geen brede sturing en iedere poging om afspraken te introduceren stuit op weerstand. Managers voelen zich niet verantwoordelijk voor datakwaliteit en vinden data-issues een probleem van IT. Even voorstellen wat dat in het geval van HR zou betekenen: chaos. En die chaos vinden we in de data wereld heel normaal…
Dan de uitvoering. Dat gebeurt niet alleen centraal maar verspreid over de hele organisatie: binnen primaire processen (data entry, afspreken van gegevensdelingen, vaststellen kwaliteitseisen, opstellen definities), binnen stafafdelingen (modellering, architectuur) of IT/IV-afdelingen (applicatieontwikkeling, functioneel beheer). Zo ook met HR: de lijn bepaalt de inzet van medewerkers, voert beoordelingsgesprekken of stelt met de medewerker opleidingsbehoefte vast. Vandaar dat ik zeg: HR doet ook niet alle P-gesprekken. “Do not confuse the management of people with ensuring people are managed.”
“Maar er is toch altijd een afdeling personeelszaken?”. Klopt, managers werken niet zelf de personeelsadministratie bij. Daarin worden ze ondersteund door een centrale stafafdeling. Die ondersteunt ook bij werving & selectie, bepaalt opleidingsmogelijkheden of voert een MTO uit.
Ook voor data management is ondersteuning door een centrale staf logisch, nuttig en nodig. Die beheert dan bijvoorbeeld de data administratie, ondersteunt bij datakwaliteitsmonitoring, houdt overzicht van gegevensdelingen of beheert de consistentie van begrippenwoordenboeken.
Bovenstaande uitleg is vanzelfsprekend vereenvoudigd en er bestaan variaties, zoals federatieve vormen. Maar de eerstvolgende manager die roept dat hij niet verantwoordelijk is voor het managen van data, kun je nu even van een goed weerwoord voorzien!